Dưới đây là những chú ý khi tiến hành thủ tục xin cấp visa (Đề nghị đọc kĩ trước khi xin cấp visa)

1. Thời hạn lưu trú cho phép với loại Visa lưu trú ngắn hạn tối đa là trong vòng 90 ngày (Không phải là 03 tháng).

2. Hồ sơ cơ bản (Hồ sơ bắt buộc cần thiết trình nộp cho Đại Sứ Quán khi xin cấp visa) đúng theo như hướng dẫn của Đại Sứ Quán. Đối với những giấy tờ không có ghi “Bản sao”, đề nghị Quý khách xuất trình bản gốc. Xin lưu ý, trường hợp Quý khách không xuất trình đủ Hồ sơ cơ bản thì sẽ không được tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa. Ngoài ra một phần hồ sơ cơ bản cần nộp ở Đại Sứ Quán khác với Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Tp. Hồ Chí Minh nên trường hợp xin visa trong Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Tp. Hồ Chí Minh xin hãy xác nhận thông tin trên trang web hoặc liên hệ với Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Tp. Hồ Chí Minh.

3. Hồ sơ đã nộp cho Đại Sứ Quán sẽ không được hoàn trả lại. Nếu có giấy tờ nào cần hoàn trả lại, đề nghị Quý khách trao đổi trước với nhân viên Đại Sứ Quán. Ngoài ra, khi nộp cho Đại Sứ Quán những giấy tờ cần thiết phải hoàn trả lại bản gốc (Ví dụ: Giấy đăng kí kết hôn, Giấy khai sinh, Hộ khẩu, Giấy nhập học v.v.) và Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú, đề nghị Quý khách nộp kèm theo một bản photocopy.

4. Trừ trường hợp xin visa quá cảnh, Đại Sứ Quán không yêu cầu xuất vé máy bay v.v. khi nộp hồ sơ như một trong những Hồ sơ cơ bản. Nếu Quý khách tự nguyện trình nộp vé máy bay hay phiếu đặt vé mà sau đó nhận được kết quả là không được cấp visa thì Đại sứ quán không chịu trách nhiệm.

5. Sau khi Đại Sứ Quán tiếp nhận hồ sơ, trong quá trình xét duyệt, tùy từng trường hợp, có thể Đại Sứ Quán sẽ yêu cầu xuất trình bổ sung thêm giấy tờ khác hoặc yêu cầu phỏng vấn và ngày trả kết quả dự kiến trên giấy hẹn sẽ bị hủy bỏ, ngày trả kết quả Đại Sứ Quán sẽ thông báo lại sau. Trường hợp không thể xuất trình bổ sung thêm giấy tờ khác hoặc từ chối phỏng vấn thì việc xét duyệt cấp visa sẽ bị dừng lại hoặc ngày trả kết quả sẽ chậm lại.

6. Trừ tài liệu Đại Sứ Quán yêu cầu bổ sung bằng FAX (Hồ sơ bổ sung), đề nghị Quý khách không gửi trực tiếp Hồ sơ xin cấp visa đến Đại Sứ Quán qua đường bưu điện hoặc qua FAX. Hồ sơ được gửi đến Đại Sứ Quán không được coi là Hồ sơ cơ bản, ngoài ra, Đại Sứ Quán cũng không tiếp nhận việc xin cấp visa dựa trên hồ sơ được tự ý gửi đến này.

7. Người nào hiện tại còn giữ hộ chiếu cũ thì đề nghị mang đến cùng với hộ chiếu còn hiệu lực để xin cấp visa.

8. Cần tối thiểu 8 ngày làm việc để xét duyệt cấp visa (trong trường hợp nộp thông qua đại lý du lịch nhận ủy thác nghiệp vụ visa thì không thay đổi, vẫn là 05 ngày làm việc). Đại Sứ Quán không thể cấp visa sớm trừ những trường hợp nhân đạo nên đề nghị Quý khách tiến hành xin cấp visa trong thời gian sớm so với lịch trình.

9. Trường hợp Đại Sứ Quán từ chối cấp visa thì Quý khách không được tiến hành xin cấp visa lại với cùng một mục đích trong vòng 6 tháng kể từ ngày từ chối. Đại Sứ Quán không công bố lý do từ chối cấp visa.

10. Thông thường theo qui định visa có hiệu lực 1 lần. Thời hạn hiệu lực của visa 1 lần là trong vòng 3 tháng được tính từ ngày tiếp theo của ngày phát hành visa.

11. Tờ đơn xin visa có thể download theo hướng dẫn về các giấy tờ cơ bản xin visa. Khi điền đầy đủ thông tin cần thiết thì in ra sẽ có mã code QR.

(Chú ý) Không phải là khai điện tử (tức là khi nhập xong thông tin sẽ không tự động vào hệ thống)
Về mẫu tờ khai và những lưu ý khi điền tờ khai xin mời tham khảo dưới đây. Nguồn : Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam